Política de Tratamiento de Datos Personales — Colombia

Esta Política se adopta para el tratamiento de datos personales respecto de los cuales Digital Consulting Plus SAS actúe como Responsable en Colombia.

La presente Política se desarrolla conforme al régimen colombiano de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las disposiciones que las modifiquen o sustituyan.

DCP SAS procurará aplicar los principios de: legalidad; finalidad; libertad; veracidad o calidad; transparencia; acceso y circulación restringida; seguridad; y confidencialidad.

DCP SAS puede tratar datos relacionados con: prospectos; clientes; representantes de clientes; proveedores; aliados; contratistas; contactos comerciales; visitantes del sitio; usuarios de servicios cuando DCP SAS actúe como Responsable; y candidatos o colaboradores, cuando corresponda a procesos propios de la compañía.

Entre los datos pueden encontrarse: datos de identificación; datos de contacto; datos profesionales o empresariales; información comercial y contractual; información de facturación y pagos; comunicaciones; datos técnicos de navegación; consentimientos y preferencias; y registros operativos y de seguridad.

Los datos podrán tratarse para:

• responder solicitudes;
• gestionar relaciones comerciales;
• preparar propuestas;
• ejecutar contratos;
• prestar soporte;
• administrar clientes y proveedores;
• facturar y cobrar;
• realizar gestión contable, fiscal y administrativa;
• mantener registros corporativos;
• enviar comunicaciones relacionadas con servicios;
• realizar actividades comerciales permitidas;
• gestionar seguridad de sistemas;
• prevenir fraude o abuso;
• documentar consentimientos;
• mantener trazabilidad de interacciones;
• analizar y mejorar servicios;
• cumplir obligaciones legales;
• atender requerimientos de autoridades;
• ejercer o defender derechos.

Cuando la ley lo exija, DCP SAS obtendrá autorización previa, expresa e informada del Titular por un medio que permita su consulta posterior. La autorización podrá constar, entre otros medios, en: formularios físicos o electrónicos; contratos; checkboxes; comunicaciones electrónicas; y registros verificables del sistema.

El Titular podrá, conforme a la legislación aplicable:

• conocer, actualizar y rectificar sus datos;
• solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;
• ser informado sobre el uso dado a sus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotados los trámites procedentes ante el Responsable o Encargado;
• revocar la autorización y/o solicitar supresión cuando proceda legalmente;
• acceder gratuitamente a los datos objeto de tratamiento.

La atención de consultas y reclamos relacionados con protección de datos será gestionada inicialmente a través de:

Asunto recomendado: “Datos personales — Consulta/Reclamo”. DCP podrá designar posteriormente un responsable u oficial específico y actualizar esta Política.

El Titular o persona legitimada podrá consultar la información personal que repose en bases de datos bajo responsabilidad de DCP SAS. La solicitud deberá incluir información suficiente para identificar al solicitante y determinar los datos objeto de consulta.

DCP SAS atenderá las consultas dentro de los términos previstos por la Ley 1581 de 2012. Actualmente, el término general máximo es de diez (10) días hábiles desde la recepción. Si no fuera posible responder dentro de dicho término, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá exceder cinco (5) días hábiles adicionales, salvo norma especial aplicable.

El Titular o persona legitimada podrá presentar reclamos para solicitar corrección, actualización, supresión o para informar un posible incumplimiento. El reclamo deberá incluir: identificación del Titular o legitimado; descripción de los hechos; datos de contacto; solicitud concreta; y documentos que se quieran hacer valer cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, DCP SAS podrá requerir subsanación dentro de los términos legales.

El término general máximo para responder reclamos completos es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible responder en ese término, se informará la razón y la nueva fecha, que no podrá exceder ocho (8) días hábiles adicionales, salvo norma especial aplicable.

El Titular podrá solicitar revocatoria de autorización o supresión cuando ello resulte procedente.

La supresión no será obligatoria cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información, una relación jurídica vigente u otra excepción reconocida por la ley.

DCP SAS no busca recolectar datos sensibles a través del formulario general del sitio.

Si para un proyecto fuera necesario tratar datos sensibles, se evaluará previamente su necesidad, base jurídica, finalidad y medidas de seguridad. Cuando corresponda, se obtendrá autorización explícita y se informará que la respuesta a preguntas sobre datos sensibles es facultativa, salvo excepción legal.

DCP SAS no dirige su sitio corporativo a menores.

Cuando un proyecto requiera tratar datos de niños, niñas o adolescentes, DCP aplicará las reglas especiales de protección, prevalencia de sus derechos, finalidad legítima y autorizaciones correspondientes.

DCP SAS puede utilizar encargados ubicados en Colombia o en otros países para prestar servicios de hosting, cloud, CRM, email, automatización, soporte, analítica, almacenamiento, pagos, IA u otros servicios necesarios.

Cuando se configure una transmisión o transferencia internacional de datos, DCP SAS aplicará los requisitos establecidos por la legislación colombiana.

DCP SAS podrá contratar proveedores que traten datos por su cuenta. Estos proveedores deberán tratar la información de acuerdo con instrucciones, contratos y medidas apropiadas según la naturaleza del servicio.

DCP SAS adoptará medidas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada o fraudulenta.

Las personas autorizadas para tratar datos estarán sujetas a deberes de confidencialidad según corresponda.

La presente versión no contempla tratamiento rutinario de videovigilancia o biometría dentro del sitio corporativo. Si DCP SAS implementa posteriormente sistemas de este tipo, deberá actualizar los avisos, finalidades, controles y políticas correspondientes.

La presente Política rige a partir de su publicación oficial y aprobación jurídica de producción. El período de vigencia de las bases de datos administradas por Digital Consulting Plus SAS se extenderá durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento autorizadas por los titulares, así como para atender los requerimientos legales, contractuales, tributarios, contables y de auditoría exigidos por el ordenamiento jurídico colombiano.

DCP SAS podrá modificar esta Política por cambios regulatorios, operativos o técnicos. Los cambios sustanciales serán publicados por medios razonables.